Externí odborníci by po vypracovaní projektu mali dať kompletnú dokumentáciu žiadateľovi na kontrolu. V praxi sa však pomerne často stretávame s dvomi typmi žiadateľov:

a) žiadatelia, ktorí si projekt nepozrú, pretože sú zaneprázdnení,
b) žiadatelia, ktorí plne dôverujú externým odborníkom a kontrole projektu nevenujú dostatočnú pozornosť – myslia si, že by mu nerozumeli.

Vedzte, že aj keď ste sa ako žiadateľ v živote so žiadnym projektom nestretli, nemáte čas, projektom nerozumiete alebo – naopak – predkladáte projekty ako „na bežeckom páse“, na úspechu či neúspechu projektu sa podieľate rovnými 50 percentami.

Náš tip: Žiadateľ je odborníkom na svoju oblasť, externý spracovateľ projektu na svoju oblasť. Napriek tomu je projekt výsledkom ich vzájomnej spolupráce, preto určitá miera kontroly nie je vítaná, ale nevyhnutná. V každom projekte (bez ohľadu na to, či odovzdávate svoj prvý alebo desiaty projekt, či si ho píšete interne alebo ste jeho vypracovaním poverili odborníka) by ste si mali skontrolovať najmä tri kľúčové veci – rozpočet, merateľné ukazovatele a identifikačné údaje. Tieto tri oblasti sú dôležité pre správne nastavenie projektu, jeho schválenie a bezproblémovú realizáciu. Dobrá správa je, že odkontrolovať si ich vie aj úplný laik.

1. oblasť: Rozpočet projektu

Po schválení projektu sa rozpočet projektu stáva pre žiadateľa záväzným. To znamená, že žiadateľ už nemôže jednotlivé položky svojvoľne upravovať, vymieňať za iné, meniť množstvá, merné jednotky a podobne. Preto je ešte pred odovzdaním projektu dôležité si skontrolovať:
• Štruktúru rozpočtu – teda aké položky rozpočet obsahuje. Sú všetky položky potrebné na zabezpečenie cieľa projektu? Nechýba v rozpočte žiadna položka? Neobsahuje sporné položky (napríklad také, ktoré už o pár mesiacov môže byť náročné obstarať)? Nedostali sa do neho omylom položky navyše? Samozrejme, pri stavebných rozpočtoch, ktoré môžu mať niekoľko stoviek položiek, za správnosť rozpočtu plne zodpovedá cenár/rozpočtár (odborne spôsobilá osoba).
• Merné jednotky, množstvá – sú v rozpočte pri jednotlivých položkách presne tie množstvá, ktoré potrebujem? Sú zvolené správne merné jednotky?
• Sumy rozpočtu – sú v rozpočte uvedené správne jednotkové a celkové sumy? Odpoveď na túto otázku je dôležitá, lebo nikto mi ako žiadateľovi neposkytne vyššiu dotáciu, ako je tá, o ktorú požiadam pri prvom predložení projektu. Výška (žiadanej/poskytnutej) dotácie sa od prvého predloženia projektu môže buď zachovať, alebo znížiť – ale nikdy nie je vyššia ako prvotne žiadaná.
• Vecný popis výdavkov – každý výdavok uvedený v rozpočte musí byť opodstatnený. V rozpočte by konkrétne nemalo chýbať dôkladné odôvodnenie potreby obstarania každej jednej položky a podrobný popis jej parametrov (z čoho presne položka pozostáva, aké sú jej minimálne prípustné technické parametre, na čo položka bude slúžiť a prečo je nevyhnutná). Žiadateľ sám najlepšie vie a dokáže odôvodniť, prečo daný výdavok potrebuje vynaložiť, preto ak odôvodnenie externého spracovateľa nie je dostatočné, nebojte sa ho doplniť.
• Správne zaradenie platca/neplatca DPH – daň z pridanej hodnoty býva neoprávneným výdavkom pre žiadateľov – platcov DPH. Naopak, neplatcovia DPH si do výšky požadovanej dotácie môžu zahrnúť aj DPH.
• Súlad všetkých rozpočtov predkladaných v rámci projektu – niekedy sa rozpočet (respektíve jeho časti) v rámci jedného projektu vyskytujú na viacerých miestach, vo viacerých prílohách. Je dôležité zabezpečiť súlad všetkých rozpočtov, aby sa nestalo, že každý z predložených rozpočtov bude deklarovať iné výdavky, v inej sume, iné počty kusov a podobne. K nesúladom v rámci rozpočtov dochádza napríklad v prípade, ak sú rozpočty zle zavzorcované (toto môže byť chyba už v samotnom záväznom formulári), alebo ak sa na poslednú chvíľu v časovom strese mení štruktúra rozpočtu a tieto zmeny sa nepremietnu do všetkých častí projektu.
• Zohľadnenie limitov – v prípade externého vypracovania projektu by dodržanie limitov stanovených výzvou mal ustriehnuť subjekt poverený spracovaním projektu, avšak nie je na škodu tieto limity poznať. Výzva na predkladanie projektov môže stanovovať limit na výšku oprávnených výdavkov, na výšku dotácie, ale aj limit na jednotlivé rozpočtové položky. Limit môže byť stanovený ako absolútna hodnota v eurách alebo je vyjadrený percentuálnym podielom. Prekročenie stanoveného limitu má za následok, že všetky výdavky nad limit budú označené ako neoprávnené a žiadateľ ich bude musieť zafinancovať z vlastných zdrojov.
• Zohľadnenie benchmarkov – rovnako ako v prípade limitov, aj benchmarky by pri externom vypracovaní projektu mal poznať predovšetkým spracovateľ projektu. Benchmark je odporúčaná hodnota výdavku na mernú jednotku (napríklad eur na kus alebo eur na m2 a podobne), ktorú žiadateľ môže prekročiť iba v prípade, že toto prekročenie dôkladne odôvodní. Ak odôvodnenie nebude pre hodnotiteľa projektu dostatočné, všetky výdavky nad stanovený benchmark budú označené ako neoprávnené a žiadateľ ich bude musieť zafinancovať z vlastných zdrojov. Je dobré, ak žiadateľ vie, že niečo ako benchmark existuje.

2. oblasť: Merateľné ukazovatele zámeru

Merateľné ukazovatele sú číselné hodnoty, ktoré poskytovateľ dotácie sleduje v procese realizácie projektu i po ukončení projektu a ktoré musia byť naplnené. Môže ísť napríklad o počet novovytvorených pracovných miest, počet obstaraných inovatívnych technológií, množstvo vyseparovaného odpadu, veľkosť zrekonštruovanej podlahovej plochy a podobne. Štruktúru merateľných ukazovateľov stanovuje vyhlasovateľ výzvy na základe charakteru projektu (cieľov výzvy/operačného programu), avšak konkrétne hodnoty k jednotlivým merateľným ukazovateľom priraďuje žiadateľ na základe svojich možností a schopností.

Rovnako ako rozpočet, aj merateľné ukazovatele sa stávajú záväzné po schválení projektu, preto by žiadateľ mal dôkladne zvážiť, aké hodnoty jednotlivým merateľným ukazovateľom pridelí, a napokon si tieto hodnoty v projekte aj skontrolovať, či náhodou nedošlo pri ich zadávaní k preklepu. Ak sa žiadateľ v dôsledku chyby zaviaže vytvoriť 15 pracovných miest namiesto 5, týchto 15 pracovných miest bude musieť byť vytvorených. Aby žiadateľ predišiel takémuto scenáru, odporúčame venovať pár minút pred odovzdaním projektu dôkladnej kontrole hodnôt merateľných ukazovateľov.

3. oblasť: Identifikačné údaje subjektu

Napríklad nesprávne zadaná právna forma subjektu žiadateľa môže spôsobiť vyradenie projektu z dôvodu neoprávnenosti subjektu. Nesprávne zadaná kontaktná adresa bude mať za následok nemožnosť doručovania dôležitých písomností (napríklad výzvy na doplnenie/opravu projektu). Nesprávne zadané miesto realizácie projektu môže skomplikovať proces realizácie projektu, pretože žiadateľ toto miesto nemôže opraviť svojvoľne, ale musí o vykonanie takejto zmeny požiadať, pričom zmena mu nemusí byť umožnená.

Náš tip: Bez ohľadu na to, či si projekt vypracovávate interne alebo prostredníctvom externého subjektu, po odovzdaní projektu poskytovateľovi dotácie by vám mala zostať kópia zo všetkej predloženej dokumentácie.  Ak ste si projekt nestihli dôkladne skontrolovať pred jeho odovzdaním, môžete tak urobiť dodatočne po jeho odovzdaní a prípadné opravy a doplnenie urobíte v rámci dožiadania (t. j. vtedy, keď vás poskytovateľ dotácie na opravy a doplnenia vyzve). V tomto prípade však dávajte pozor úpravy nemožno robiť svojvoľne a vo výzvach na doplnenie projektu sa niekedy aj uvádza, aby žiadateľ nerobil zmeny určitého charakteru (napríklad nesmie zvýšiť výšku žiadanej dotácie alebo aktivity projektu), respektíve niekedy nesmie robiť žiadne úpravy nad rámec tých, na ktoré ho poskytovateľ dotácie písomne vyzýva.

Rada na záver: Akúkoľvek zmenu v projekte – či už pred jeho schválením alebo počas realizácie projektu – je potrebné odkonzultovať s poskytovateľom dotácie. Poskytovateľ dotácie stanoví, či a akým spôsobom je možné úpravu vykonať.

Autorka: Ing. Ivana Oravcová, projektová manažérka Gemini Group s. r. o.

Článok nájdete v časopise Zisk manažment.