Personálny audit predstavuje odbornú a nezávislú analýzu ľudských zdrojov vo firmách. Jednoducho povedané, podľa slov odborníčky Eriky Matwij, majiteľky spoločnosti HUMAN INSIDE, ktorá je zameraná na zlepšovanie výkonnosti podnikov cez správne riadenie ľudských zdrojov, zisťuje sa schopnosť zamestnancov vykonávať zverenú prácu a ich potenciál, slabé i silné stránky, ich výkonnosť, úroveň kompetencií, duplicitnosť úloh, zastupiteľnosť... Zvyčajne sa používa v situáciách, keď je potrebné zhodnotiť stav ľudí a zlepšiť fungovanie organizácie.

„Manažéri nás oslovujú na realizáciu auditu vždy vtedy, ak riešia v sebe nejakú nespokojnosť alebo obavu ohľadne svojho personálu, ak potrebujú odpovede na kľúčové otázky ohľadne zamestnancov. Chcú vedieť, čo sa deje, na koho sa môžu spoľahnúť, ako majú efektívne rozložiť pracovné sily tak, aby minimalizovali náklady a náročnosť práce a maximalizovali výkonnosť,“ hovorí Erika Matwij. Firmám určite odporúča personálny audit, ak chystajú akékoľvek zmeny – expanziu, zefektívnenie nákladov a procesov, zavedenie nových produktov, zmenu organizačnej štruktúry, zlepšenie riadenia a podobne.  

Základom úspechu je vybrať si kvalitného dodávateľa

Firmy však mávajú občas problém s objektívnym posúdením, ako dobré ľudské zdroje vlastne majú a či ich využívajú na maximum. V tom im môže napomôcť personálny audit od externých špecialistov. Slúži ako nezávislé posúdenie využitia ľudských zdrojov a vhodnej skladby zamestnancov, pričom firmám poskytuje veľmi dobrú spätnú väzbu – ako sú na tom, kde majú rezervy i priestor na zlepšenie. „Vrcholovému manažmentu poskytne prehľad o silných a slabých stránkach v oblasti riadenia, kde môžu vyskočiť riziká, vrátane skrytých rezerv. Tým im umožňuje plne využiť rozvojový potenciál ľudí, získajú informáciu o skrytých problémoch, ale aj o talentoch medzi zamestnancami,“ radí odborníčka v oblasti ľudských zdrojov. Verí, že každá poradenská firma, ktorá realizuje pre svojich klientov audity, má svoju vlastnú formu a metodiku, pričom tie môžu byť zamerané buď na celú firmu, alebo aj na jednotlivé oddelenia. „Väčšinou sa audity začínajú preštudovaním procesov vo firme, následne sa realizujú rozhovory, testovania a analýzy. Klient dostáva záverečnú správu aj s odporúčaniami,“ spresňuje Erika Matwij.

Ohodnoťte skutočnú úroveň vašich manažérov

Odnožou personálneho auditu je manažérsky audit. Odborníčka dokonca odporúča spojiť ich dokopy. Sem-tam sa totiž do pozície manažéra dostanú istí ľudia náhodou či možno omylom, pričom je potrebné posúdiť ich úroveň a predpoklady na profesionálne vedenie manažérskeho tímu. Ako dodáva Erika Matwij, vždy záleží na cieli, ktorý klient chce dosiahnuť. „Cieľom takého personálneho auditu je skoro vždy odpoveď na základné otázky: Koľko pracovníkov je potrebné mať v organizácii, aby zvládli súčasný objem práce? Kto z pracovníkov sa najlepšie hodí na danú pracovnú pozíciu? Ako je nastavený systém riadenia ľudí v organizácii? Čiže zistenie manažérskeho potenciálu je súčasťou auditov. Vtedy sa hodnotí hlavne schopnosť manažérov viesť tím, motivovať ľudí v ňom či schopnosť získať autoritu a udržať si ju.“  

Mnohým podnikateľom, ale i zamestnancom, samozrejme, nemusí byť myšlienka personálneho auditu vôbec príjemná. Problémom sú mýty či nesprávne očakávania s tým spojené. „Zamestnanci si pri obavách z auditovania vytvárajú domnienky, že audit slúži na znižovanie stavov. Niekedy sa stáva, že je personálny audit zneužívaný manažmentom organizácie na redukciu počtu pracovníkov. Hovorme o veciach otvorene, stretávame sa s tým a bolo by nefér, keby sme hovorili len o tom, ako úžasne pracujú manažéri s výsledkami auditov,“ konštatuje odborníčka. Mnohí manažéri sa správajú alibisticky a myslia si, že audit im môže pomôcť zostať v dobrom svetle.

Žiadny postrach – audit vám môže len pomôcť

Realizácia personálneho auditu môže byť pre niektoré firmy stresujúcou záležitosťou. „Neverím, že sa niekomu páči, ak príde niekto cudzí do jeho priestoru s cieľom hodnotiť jeho prácu, jeho správanie a jeho celkový prínos pre spoločnosť. Je to zaťažujúca situácia aj pre vedenie firmy, pretože hodnotenie zamestnancov je preň síce dôležitou časťou procesu auditu ľudských zdrojov, no stres, ktorý tým pracovníkom spôsobuje, pre nich nie je ani príjemný, ani užitočný,“ objasňuje Erika Matwij. Pokiaľ audit dopadne dobre, zamestnanec má vyhliadku profesionálneho a kariérneho rastu. A ak nedopadne práve najlepšie, existujú možnosti ďalšieho vzdelávania. 

Prirodzene, digitalizácia personálnych procesov a inovácie neobchádzajú ani oblasť HR. Viaceré firmy sa snažia o inovatívne techniky a čoraz viac dať do popredia rôzne on-line metódy a klasické dotazníky sa objavujú čoraz menej. Netreba však podľa slov majiteľky zabúdať na čaro osobného kontaktu, ktoré doposiaľ žiadna inovatívna technika a metóda nepredstihla.

Potrebujete rady skúsených odborníkov

Firmy si môžu zvážiť, či personálny audit vykonajú samy, alebo radšej si ho budú realizovať externou formou. V prvom prípade však podnik musí disponovať vlastnými odborníkmi, ktorí majú dostatočné znalosti v danej oblasti i potrebnú prax. Nevýhodou môže byť, že zamestnanci sú limitovaní vnútrofiremným pohľadom. Audit by mal vždy spĺňať potrebné charakteristiky, aby bol úspešný a prínosom pre prax, a to komplexnosť, systematickosť, relevantnosť, nezávislosť a periodicitu.

„Robia sa tiež audity typu 360° spätnej väzby, ktoré umožňujú manažérom porovnať ich pohľad na seba s tým, ako ich vnímajú ostatní ľudia. Prostredníctvom nich manažéri prijímajú informácie o svojom výkone od množstva rôznych ľudí (kolegov, nadriadených, podriadených, externých spolupracovníkov, klientov, dodávateľov), takže aj z rôznych uhlov pohľadu,“ konštatuje Erika Matwij. Ak budú podľa nej manažéri poznať vlastné slepé miesta, môžu sa potom zamerať práve na tieto oblasti. „Následne sú schopní porovnať si vlastné dojmy o sebe s vonkajším pohľadom. Tieto viaceré pohľady zlepšujú manažérovo uvedomovanie si vlastných silných stránok a rozvojových potrieb a dáva mu to konkrétny smer pre nasledovný profesionálny rozvoj.“

Nepodceňujte kvalitu ľudských zdrojov

Audity sú často využívaným produktom v rodinných, ale aj v malých firmách do 20 zamestnancov. Ku každému klientovi pristupujú v spoločnosti HUMAN INSIDE individuálne. „Oceňujeme každého majiteľa a manažéra, ktorý sa zaujíma o svojich ľudí a chce pre nich niečo spraviť, pričom to nerobí intuitívne a nerozvážne ale uvážene, pričom vychádza z viacerých podkladov. Jedným z nich môžu byť práve závery z auditu,“ dodáva odborníčka v oblasti ľudských zdrojov. Pri veľkých firmách včleňujú do procesu aj on-line metódu, pri malých a stredne veľkých firmách realizujú audity osobnými rozhovormi a metódami. „V rodinných firmách realizujeme aj audity ich pripravenosti na proces generačnej výmeny, strategické audity či audity pripravenosti nástupcov prevziať riadenie. Už pri samotnej realizácii prichádza k mnohým uvedomeniam a naštartuje sa proces zmeny,“ uzatvára Erika Matwij. Majitelia firiem si personálne audity pochvaľujú, nakoľko za krátky čas získajú množstvo užitočných a dôležitých informácií pre zlepšenie a rozvoj svojej firmy.

Profil manažérky:

Erika Matwij je expertka na rodinné firmy a ľudské zdroje, majiteľka vlastnej rodinnej firmy, manažérka, lektorka a medzinárodne certifikovaný kouč. Viac ako 18 rokov pracuje v oblasti ľudských zdrojov a posledných 8 rokov sa špecializuje na záležitosti rodinných podnikov, je odborníčkou na proces generačnej výmeny a nástupníctva. Neoceniteľné praktické skúsenosti v rodinnom podnikaní získala vďaka úspešnej spoločnosti Human Inside, s. r. o. Základ jej odbornej práce tvorí štúdium psychológie v Budapešti na univerzite ELTE a na Filozofickej fakulte Univerzity Komenského v Bratislave, manažérska prax v nadnárodnej i vlastnej spoločnosti a výcvik v systéme rodinnej terapie Virginie Satirovej.