V praxi síce už k mnohým zjednodušeniam došlo, a to ako vo fáze tvorby projektu, vo fáze verejného obstarávania, tak i vo fáze realizácie projektov, na strane druhej sa však objavujú aj nové požiadavky a povinnosti, ktoré žiadatelia kedysi nemali. Súčasne čím viac sa prostredie projektov a dotácií vylepšuje a mení, tým viac informácií potrebujú subjekty pracujúce s touto oblasťou spracovávať, až sa postupne táto sféra stáva ešte viac neprehľadnou. Ktoré skutočnosti najviac komplikujú žiadateľom život?

Absencia prehľadného informačného zdroja

Ak máte záujem o dotáciu, neexistuje žiadna webová stránka, časopis ani človek, ktorý by poznal a mal zosumarizované všetky aktuálne dotačné možnosti. Dotačných príležitostí je tak veľa a sú také rôznorodé (zameraním, podmienkami aj termínmi), že táto problematika dokáže človeka odradiť ešte pred tým, ako nájde vhodnú výzvu pre svoj zámer.

Nejednotné podmienky predkladania projektov

Na predkladanie projektov existuje mnoho rôznych spôsobov, formulárov, systémov a podobne. V niektorých prípadoch sa projekt uchádzajúci sa o dotáciu predkladá iba v elektronickej forme, inokedy iba v papierovej forme, ďalší poskytovateľ dotácie vyžaduje elektronickú formu + 1 originál všetkej dokumentácie, ďalšiemu poskytovateľovi stačia obyčajné fotokópie, iný poskytovateľ potrebuje 1 originál a 2 kópie... Subjekty, ktoré ročne predkladajú množstvo projektov (väčšie obce, mestá, podnikatelia venujúci sa spracovaniu projektov a pod.), a zapájajú sa do rôznych výziev v rámci rôznych schém, strávia veľa času len tým, že si opätovne potrebujú pripomínať podmienky správneho predkladania podkladov.

Nejednotné používateľské rozhranie systému ITMS2014+ pre žiadateľov a poskytovateľov

Systém ITMS2014+ slúži na predkladanie projektov v rámci viacerých operačných programov. Nie raz sme sa stretli s tým, že poskytovateľ dotácie požadoval od žiadateľa vykonať v projekte úpravu, ktorú žiadateľ objektívne vykonať nevedel, pretože mu to systém neumožňoval. Poskytovateľ dotácie vidí systém „zo svojej strany“ inak ako žiadateľ, pre ktorého niektoré funkcionality nie sú dostupné. Tento fakt sám osebe by ešte nepredstavoval problém, ak by v dôsledku neho neboli zamietané projekty.

Vágne podmienky predkladania projektov

Niektoré výzvy na predkladanie projektov majú síce šesť strán, čo je potešujúce pre nenáročného čitateľa, avšak po ich prečítaní neviete ani len to, či vôbec môžete o dotáciu požiadať. Chýba presné vymedzenie oprávnených žiadateľov, presné vymedzenie oprávnených aktivít, zoznam oprávnených a neoprávnených výdavkov a ďalšie podstatné informácie.

Príliš komplikované výzvy

Na druhej strane sú výzvy, ktoré podmienky predkladania projektov prešpekulujú do takých extrémov, že po viac ako 200-stranovom čítaní si musíte podklady prečítať znova, aby ste si ujasnili všetky fakty a súvislosti. Tie najviac komplikované výzvy majú veľmi prísne nároky kladené na žiadateľa i samotný zámer, odvolávajú sa na mnoho iných dokumentov a zákonov, ktoré je taktiež potrebné si preštudovať, obsahujú veľa (dôležitých) poznámok pod čiarou a mnoho podrobných, avšak neprehľadných súvzťažností.

Vlažná komunikácia poskytovateľa dotácie s potenciálnymi žiadateľmi

Aj keď sú výzvy na predkladanie žiadostí o poskytnutie dotácie často rozsiahlymi dokumentmi s mnohými prílohami a odvolávkami na ďalšie dokumenty, sú postavené na ideálnom stave, ako by žiadateľ, projektový zámer a proces žiadania o dotáciu mali vyzerať. V praxi sa však stretávame s mnohými nuansami – či už na strane subjektu žiadateľa, jeho východiskovej situácie či samotného zámeru –, o ktorých sa výzva nezmieňuje, a teda žiadateľovi nie je zrejmé, či a akým spôsobom sa môže do výzvy korektne zapojiť.

Žiadateľ má v prípade pochybností o svojej oprávnenosti, prípadne o oprávnenosti svojho zámeru možnosť kontaktovať poskytovateľa dotácie, avšak nie vždy sa mu dostane uspokojivej spätnej väzby. Niektorým poskytovateľom dotácie trvá odpovedanie na e-mail aj niekoľko týždňov (takže dôležitá odpoveď môže prísť až v čase, keď už žiadateľ nie je schopný svoj projekt pripraviť, prípadne ho celý pripravil zbytočne), iní poskytovatelia zámerne reagujú na odpovede telefonicky, aby o nich žiadateľ nemal žiadny doklad, ďalší odpovedajú neurčitou formuláciou, ktorá žiadateľovi nijako nepomôže.

Časté aktualizácie výziev, aktualizácie výziev tesne pred termínom

Podmienky niektorých výziev sa aktualizujú 1 až 5-krát, kým žiadateľ stihne svoj projekt dokončiť. V praxi majú takéto aktualizácie za následok potrebu opätovne si preštudovať dokumentáciu k výzve na predkladanie projektov a vykonať potrebné zmeny v projekte. Niekedy sa iba v pár prílohách doplní slovo alebo veta a žiadateľ musí tieto prílohy nanovo vypracovať (minimálne musí prekopírovať texty z pôvodných formulárov do nových). Viacerí poskytovatelia dotácie robia aktualizácie výziev tesne pred konečným termínom na predkladanie projektov (napríklad 2 dni pred termínom), pričom dôsledkom niektorých aktualizácií je potreba nanovo vypracovať kompletne celú žiadosť o nenávratný finančný príspevok (NFP) v elektronickom systéme, pretože pôvodná rozpracovaná žiadosť sa „stopne“ a nie je možné ju predložiť.

Posúvanie i rušenie výziev

Obzvlášť začiatok aktuálneho programového obdobia sprevádzalo posúvanie konečných termínov na predkladanie projektov a rušenie výziev. V praxi to malo za následok plytvanie času a finančných prostriedkov žiadateľov, ktorí projekty nepripravovali pár týždňov, ale niekoľko mesiacov a viaceré potvrdenia či prieskumy trhu museli vybavovať na dvakrát, pretože im do času predloženia projektu skončila platnosť. Niektorí žiadatelia z procesu žiadania napokon odstúpili, pretože v čase, keď bola pre nich zaujímavá zrušená výzva vyhlásená nanovo, už nebolo pre nich žiadanie o dotáciu z rôznych dôvodov aktuálne.

Dodatočné interné usmernenia ku schváleným projektom

V niektorých prípadoch sú až po schválení projektu nastavené zo strany poskytovateľa dotácie podmienky, ktoré sú pre žiadateľa nevýhodné a komplikujú mu proces realizácie projektu. Poskytovateľ dotácie informuje žiadateľa o určitej podmienke a požaduje jej splnenie, pričom ak je tento projektový manažér vyzvaný na to, aby uviedol, v ktorom dokumente sa táto – pre žiadateľa nová a nie vždy ľahko splniteľná – podmienka nachádza, projektový manažér sa odvolá iba na akési interné usmernenie. Žiaľ, takéto (často iba telefonicky) odkomunikované podmienky, ktoré nemajú svoj pôvod vo výzve, príručke pre prijímateľa ani v zmluve o NFP, vedia žiadateľov dosť potrápiť.

Nejednotné postupy/požiadavky projektových manažérov

Obzvlášť vtedy, keď podmienky výzvy nie sú dostatočne podrobné a neošetrujú niektoré špecifické situácie, vznikajú medzi projektovými manažérmi poskytovateľa dotácie rozdielne názory na to, ako je potrebné tieto situácie správne riešiť. Zatiaľ čo jeden projektový manažér vám poskytne k určitému problému jednoznačné riešenie, iný projektový manažér má na tento istý problém iný názor a požaduje iný postup. Veľmi teda nefunguje postup, keď si napríklad starostovia susedných obcí vedia poradiť navzájom, alebo keď externá projektová spoločnosť implementujúca viacero projektov uplatní jednu požiadavku jedného projektového manažéra na všetky projekty.

Komplikovanosť a neprehľadnosť procesu verejného obstarávania

Podmienky verejného obstarávania (VO) sa pri žiadaní o nenávratný finančný príspevok môžu líšiť od štandardných podmienok VO, ktoré ustanovuje zákon o verejnom obstarávaní. Každý operačný program a v rámci neho aj každá výzva na predkladanie projektov môže stanoviť špecifické podmienky, za ktorých sa verejné obstarávanie bude považovať za korektne vykonané. Žiadatelia, ktorými sú napríklad obce, tak musia sledovať súlad procesu VO jednak so zákonom o verejnom obstarávaní, jednak so svojimi internými predpismi a v neposlednom rade aj súlad s výzvou, v rámci ktorej projekt predkladajú.

Nejasne formulované výzvy na doplnenie projektov

Ak žiadateľ z akýchkoľvek dôvodov nestihne predložiť všetky podklady k projektu alebo tieto podklady obsahujú nezrovnalosti, vyzve sprostredkovateľský orgán žiadateľa na doplnenie/opravu týchto podkladov. Niektorých nezrovnalostí si je žiadateľ vedomý už pri predkladaní projektu, avšak pri niektorých identifikovaných nedostatkoch nemusí byť žiadateľovi zrejmé, na akú opravu ho sprostredkovateľský orgán vyzýva. Vo výzve na doplnenie projektu hodnotiteľ niekedy uvedie iba názov prílohy, ktorej sa nedostatok týka, ale samotný nedostatok už bližšie nekonkretizuje. Nezriedka sa stretávame aj s prípadom, keď je žiadateľ vyzvaný k určitej úprave omylom, prípadne je spôsob opravy opísaný nesprávne. Prakticky bezmocným sa žiadateľ stáva v situácii, keď dostal nejasnú výzvu na doplnenie projektu, pričom text tejto výzvy písala iná osoba ako tá, s ktorou má žiadateľ možnosť komunikovať v prípade, že má k predmetnej výzve otázky.

Viacnásobné výzvy na doplnenie projektov

Zatiaľ čo v minulosti bola žiadateľom zasielaná obvykle jedna výzva na doplnenie chýbajúcich podkladov k projektu, v súčasnosti je týchto výziev prakticky neobmedzené množstvo. Na jednej strane je pozitívne, že žiadateľ má priestor doplniť všetky potrebné informácie a podklady tak, aby jeho projekt mohol byť schválený a realizovaný, na druhej strane sa táto kontrola projektov akoby nikdy nekončí. V praxi dokonca aj po schválení projektu nachádza poskytovateľ dotácie ešte dodatočne administratívne a odborné nezrovnalosti, prípadne po zrealizovaní celého projektu nezrovnalosti v procese verejného obstarávania. Keďže žiadateľ už považoval svoj projekt za korektný a pustil sa do jeho realizácie, prípadne ho už aj celý zrealizoval, môžu mať pre neho zistené nedostatky fatálne následky.

Autorka: Ing. Ivana Oravcová, projektová manažérka, Gemini Group s. r. o.