Zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou, ktoré mnohí z nás poznajú pod laickým názvom „prieskum trhu“, je v praxi veľmi častou formou verejného obstarávania. Podľa nového zákona o verejnom obstarávaní č. 343/2015 Z. z. ide o zákazku podľa paragrafu 117. V zmysle predchádzajúceho zákona č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní išlo o zákazku podľa paragrafu 9.
Aj podľa súčasne platnej legislatívy je právna úprava zadávania zákaziek s nízkou hodnotou veľmi všeobecná, resp. minimálna. Tento stav má za následok, že mnoho zadávateľov týchto zákaziek je presvedčených o ich jednoduchosti. I keď je pravda, že zákon je v tejto oblasti relatívne benevolentný, opak už platí o riadiacich orgánoch, ktoré výstup z verejného obstarávania kontrolujú. Ako je zrejmé, hovoríme o prieskumoch trhu, ktoré sú realizované v rámci projektov financovaných zo štrukturálnych fondov alebo iných grantov.
Z dôvodu, že sa v praxi často stretávame so žiadateľmi, ktorí majú negatívne skúsenosti s kontrolou dokumentácie z prieskumu trhu, sme sa rozhodli uverejniť rady Jána Hámorníka, riaditeľa spoločnosti Gemini Group, s.r.o., ktorého sme požiadali, aby zosumarizoval svoje praktické skúsenosti a poskytol jednoduchý návod žiadateľom, najmä z verejného sektora, ako predísť zamietnutiu prieskumu trhu po kontrole riadiacim orgánom, čo môže mať za následok krátenie dotácie.
Rada č. 1: Každý prieskum trhu je iný
Pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou, ktoré sú financované zo štrukturálnych fondov Európskej únie alebo iných dotačných schém, treba akceptovať skutočnosť, že pri realizácii prieskumu trhu musíme dodržiavať aj pravidlá nad rámec zákona. V opačnom prípade verejné obstarávanie nebude schválené. Má to za následok, že výdavky vynaložené na prieskum trhu, bude riadiaci orgán považovať za neoprávnené.
Samozrejme, ak výdavky zatiaľ neboli uhradené a harmonogram projektu to umožňuje, je možné prieskum trhu zopakovať. Je to však finančný a časový náklad navyše. Argument, že „som nepostupoval v rozpore s platnou legislatívou“, neobstojí. Spravidla každý riadiaci orgán v každom operačnom programe vydáva usmernenie, ako si predstavuje realizáciu jednotlivých zákaziek, prieskum trhu nevynímajúc. Tieto špecifické pravidlá môžu byť súčasťou komplexnej príručky pre prijímateľa alebo môžu byť vydané v samostatnom dokumente.
Vzhľadom na uvedené je nevyhnutné si dôkladne naštudovať pravidlá k prieskumom trhu platné presne pre vašu výzvu. Tieto pravidlá sa podľa jednotlivých operačných programov líšia. Napríklad pri Operačnom programe Ľudské zdroje je nevyhnutné, aby v rámci prieskumu trhu boli oslovení až 5 potenciálni uchádzači namiesto štandardných 3. Po kompletnom naštudovaní pravidiel z príručky si všetky tie, ktoré sú nad rámec zákona, vypíšte a zabezpečte ich dodržanie.
Rada č. 2: Naštudujte si interné usmernenia
Ak už poznáme príslušnú legislatívu, ktorá upravuje realizáciu prieskumov trhu a máme naštudované príslušné usmernenie z konkrétnej výzvy, potom nesmieme zabudnúť na tretí dôležitý „mantinel“ formy prieskumu. Tento tretí mantinel je vaše interné usmernenie pre zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou. Spravidla majú tieto usmernenia orgány verejnej správy, napríklad obce a mestá. Toto usmernenie môže upravovať, či daný prieskum trhu musí byť realizovaný elektronicky, telefonicky alebo poštou, koľko subjektov je potrebné osloviť alebo či si musí starosta (primátor) dať zákazky vopred schváliť obecným (mestským) zastupiteľstvom. Odporúčam teda najmä novým a externým pracovníkom vopred si preveriť, či organizácia má usmernenie k zadávaniu zákaziek s nízkou hodnotou.
Rada č. 3: Zistite predpokladanú hodnotu zákazky
Prieskum trhu, ako aj iné formy verejného obstarávania, sa začína určením predpokladanej hodnoty zákazky. V praxi sa často stáva, že práve táto je určená nejasne napriek tomu, že následné verejné obstarávanie je celé v poriadku. Práve zmätočné určenie podprahovej hodnoty zákazky spôsobí korekciu, obvykle vo výške 25 % z dotácie. Mnoho žiadateľov sa sťažuje, že samotné určenie uvedenej zákazky je administratívne náročnejšie ako celý následný prieskum. Je to pravda, preto žiadateľom odporúčam, aby si spojili určenie predpokladanej hodnoty zákazky a následný prieskum trhu do jednej výzvy na predkladanie cenovej ponuky. Vďaka tomu oslovia potenciálnych uchádzačov iba raz, avšak určia dva termíny. Ten prvý za účelom stanovenia predpokladanej hodnoty zákazky a druhý s cieľom konečného výberu víťaznej cenovej ponuky. Tento postup prichádza do úvahy vtedy, ak je zrejmé, že po určení takéhoto procesu nepresiahneme prahovú hodnotu nízkej zákazky.
V tejto súvislosti by som ešte rád poukázal na skutočnosť, že určenie podprahovej hodnoty zákazky musíme často urobiť aj vtedy, ak limit na danú službu alebo tovar je stanovený priamo vo výzve. Veľa žiadateľov sa tomu čuduje, ale je to tak. Odporúčam preto dôkladne sa pozrieť do príručky k verejnému obstarávaniu, resp. príručky pre žiadateľa/prijímateľa (oficiálne dokumenty vydávané riadiacim, respektíve sprostredkovateľským orgánom), či sa daný limit považuje automaticky za podprahovú zákazku, alebo nie.
Taktiež je dôležité dať si pozor na obdobie, kedy bolo určenie takejto zákazky realizované. Mohli sme napríklad písať svoj projekt v januári 2018, pričom sme v rámci neho určili podprahovú hodnotu zákazky. Projekt je schválený v auguste, pričom verejné obstarávanie k danej zákazke idem realizovať v septembri. Uplynul teda už nejaký čas, preto odporúčam stanoviť si podprahovú hodnotu zákazky nanovo pred začatím samotného prieskumu trhu.
Rada č. 4: Vykonajte test bežnej dostupnosti
Ide o dôležitý aspekt prieskumu trhu, keďže na základe neho zistíme, či by sme daný tovar alebo službu mali kúpiť cez elektronické trhovisko, alebo nie. Poslednou novelou zákona sa síce povinnosť vykonať tento test zrušila, avšak mnohé riadiace orgány pri kontrole verejného obstarávania na ňom stále trvajú a vyžadujú ho. Test bežnej dostupnosti je jednoduchý formulár, ktorý je možné vyhľadať a „stiahnuť“ si z internetu.
Ak som presvedčený, že môj tovar alebo služba nie je bežne dostupný, musím sa snažiť, aby som do formulára uviedol naozaj dôkladný opis špecifík môjho tovaru alebo služby s cieľom preukázať jeho nízku dostupnosť. Jednoducho povedené, prečo nie je možné vstúpiť niekam do „virtuálneho obchodu“ a tovar alebo službu v unifikovanej podobe nakúpiť. Hlavným argumentom je, že daný tovar alebo služba musí byť prispôsobená na mieru mojim požiadavkám (napríklad musí byť naprojektovaná), alebo že dôležitým kritériom je nielen cena, ale i termín dodania.
Negatívnym konštatovaním v tejto súvislosti zostáva, že aj keď formulár testu bežnej dostupnosti dôkladne vypracujete, poverený kontrolór z riadiaceho orgánu môže mať na vec iný názor. Detailným vypracovaním formulára však toto riziko eliminujete na minimum.
Rada č. 5: Nezabudnite na Centrálny koordinačný orgán
Často opakujúcou sa chybou verejných obstarávateľov je, že zabudnú zadať svoje oznámenie na Centrálny koordinačný orgán. Táto povinnosť platí pre všetky zákazky s nízkou hodnotou financované zo štrukturálnych fondov Európskej únie (EÚ), kde je predpokladaná hodnoty zákazky vyššia ako 15 000 eur bez DPH. Platí to výlučne pre štrukturálne fondy EÚ, ale nie ostatné grantové schémy (napríklad Environmentálny fond, Nórsky finančný mechanizmus).
Ak teda zrealizujete prieskum trhu striktne podľa zákona o verejnom obstarávaní, avšak zabudnete výzvu zverejniť aj na Centrálny koordinačný orgán, vaše verejné obstarávanie bude síce v súlade s platným zákonom, predmetný finančný výdavok však nebude kontrolným orgánom uznaný za oprávnený.
Rada č. 6: Pozor na podpis zmluvy s víťazným uchádzačom
Častou chybou v záverečnej fáze procesu verejného obstarávania je, že verejný obstarávateľ hneď po vyhodnotení ponúk podpíše zmluvu s víťazným uchádzačom a až následne pošle celú dokumentáciu z verejného obstarávania na kontrolu. Vo väčšine prípadov to má za následok skutočnosť, že riadiaci orgán bude konštatovať porušenie pravidiel verejného obstarávania a odporučí ho zopakovať.
Vo výnimočných prípadoch riadiaci orgán umožňuje žiadateľovi / verejnému obstarávateľovi podpísať zmluvu s dodávateľom ešte pred vykonaním kontroly. Táto podmienka musí byť jasne zakotvená v usmernení k verejnému obstarávaniu, spravidla sa viaže ku konkrétnym finančným limitom. Po jeho vykonaní teda – ak nie je stanovené inak – predložte celú dokumentáciu z verejného obstarávania riadiacemu orgánu na kontrolu, avšak bez vášho podpisu na zmluve s dodávateľom.
Zdroj: Gemini Group s.r.o., www.geminigroup.sk
Pri prieskume trhu v rámci verejného obstarávania treba dodržiavať pravidlá aj nad rámec zákona. Prinášame stručné zhrnutie, čím sa riadiť.
1. Každý prieskum trhu je iný.
Naštudujte si pravidlá k prieskumom trhu, platné presne pre vašu výzvu. Tieto sa podľa jednotlivých operačných programov líšia.
2. Naštudujte si interné usmernenia.
Interné usmernenia pre zadávanie zákaziek majú spravidla vypracované orgány verejnej správy, napríklad obce a mestá. Môžu upravovať, či daný prieskum trhu musí byť realizovaný elektronicky, telefonicky alebo poštou.
3. Zistite predpokladanú hodnotu zákazky.
Ak chcete byť efektívni vo verejnom obstarávaní pri zákazke s nízkou hodnotou, spojte určenie predpokladanej hodnoty zákazky a následný prieskum trhu do jednej výzvy na predkladanie cenovej ponuky.
4. Vykonajte test bežnej dostupnosti.
Test bežnej dostupnosti je jednoduchý formulár, ktorý je možné vyhľadať a „stiahnuť“ si z internetu. Na základe neho zistíte, či by ste daný tovar alebo služby mali kúpiť cez elektronické trhovisko alebo nie.
5. Nezabudnite na Centrálny koordinačný orgán.
Svoje oznámenie o realizovanej zákazke zadajte na Centrálny koordinačný orgán. Táto povinnosť platí pre všetky zákazky s nízkou hodnotou financované zo štrukturálnych fondov EÚ.
6. Pozor na podpis zmluvy s víťazným uchádzačom.
Verejný obstarávateľ hneď po vyhodnotení ponúk najskôr musí zaslať celú dokumentáciu z verejného obstarávania na kontrolu, až následne musí podpísať zmluvu s víťazným uchádzačom.
