Rada č. 1: Podajte iba projekt, ktorý naozaj potrebujete

Táto rada sa týka najmä subjektov súkromného sektora. Mnohé firmy, ktoré sa dozvedia o možnosti čerpať dotáciu, narýchlo vytvoria projekt, o ktorom doposiaľ ani neuvažovali, alebo dokonca založia na tento účel nový podnik. Firmy rozmýšľajú štýlom „veď sa nám možno podarí v budúcnosti získať nové zákazky“ alebo „stroje za 5 rokov v dobrom stave predáme“.

Dva časté problémy pri realizácii projektu

Netvrdím, že toto uvažovanie je vždy nesprávne, avšak firmy mávajú počas obdobia implementácie projektu problémy – najmä finančné, ktoré pozostávajú z dvoch podstatných skutočností. Prvou je potreba zabezpečiť spolufinancovanie projektu. Dotácia často kryje iba malú časť výdavkov, napríklad 25 %. Ak je spolufinancovanie žiadateľa zabezpečené prostredníctvom bankového úveru, treba brať do úvahy aj úroky. Vo finále si mnohé podniky uvedomia, že finančné náklady na stroje, ktoré príliš nepotrebovali, boli neúmerne vyššie ako ich pridaná hodnota.

Druhým častým dôvodom finančných problémov je systém financovania projektu, ktorým je refundácia. Refundácia znamená, že si musím najprv všetko zaplatiť z vlastných/úverových zdrojov (prípadne ich kombináciou) a až po nejakom čase (napríklad po 6 mesiacoch) dostanem časť nákladov z dotácie na svoj účet. Mnoho žiadateľov sa mylne domnieva, že si stroje rozdelia na menšie celky a budú si ich kupovať a dávať preplácať priebežne, t. j. nebudú potrebovať celú výšku obstarávacej ceny naraz. Riadiaci orgán však preplatí dotáciu až po kompletnom obstaraní všetkých strojov, ich dodaní, nainštalovaní, poistení, uplatnení záložného práva a po fyzickej kontrole u žiadateľa.

V minulosti bolo schválených mnoho projektov, ktoré sa napokon nezrealizovali, keďže žiadateľ nemal dostatok finančných prostriedkov. Horšia situácia je, ak už žiadateľ časť strojov nakúpil a nemá dostatok prostriedkov na kúpu zvyšku. Hrozí odstúpenie poskytovateľa dotácie od zmluvy, čo spôsobí, že doposiaľ preinvestované finančné prostriedky nebudú žiadateľovi preplatené.

Špecifiká a potreby verejného sektora

Subjekty verejného sektora majú nižšie spolufinancovanie (často vo výške 5 % z oprávnených výdavkov), čiže pravdepodobnosť menovaných rizík je nižšia, aj tu sa však občas vyskytnú situácie, keď je racionálne sa do výzvy nezapojiť. Napríklad výzvy v rámci Programu rozvoja vidieka majú v podmienkach uvedené, že posledných niekoľko percent rozpočtu projektu musí byť financovaných prostredníctvom refundácie. Stopercentná refundácia platí v prípade výziev na cezhraničné spolupráce. Uvedené spôsobuje problémy najmä menším obciam s obmedzenými úverovými možnosťami. Komplikácie môžu nastať aj pri projektoch, ktoré sú preplácané zálohami alebo predfinancovaním. Obce odovzdajú veľa projektov, ktorých realizácia prebieha súčasne, v dôsledku čoho aj tých 5 % môže byť nad ich možnosti.

Môj tip: Ak sa rozhodnete zapojiť sa do výzvy, tak naozaj len po starostlivom zvážení, či daný projekt potrebujete a či by ste ho za iných okolností vedeli zrealizovať aj bez dotácie. Dotáciu treba vnímať  ako doplnkovú podporu vášho zámeru, nie ako nosný zdroj financovania.

Rada č. 2: Buďte pripravení

Šance na úspech projektu maximalizujete jedine v prípade, že budete na podanie projektu pripravení. Veľa žiadateľov sa začne projektu venovať až po oficiálnom vyhlásení výzvy, dokonca sa nájdu aj takí, ktorí sa pustia do prípravy projektu len pár dní pred posledným dňom na predkladanie projektov. Kvalitný projekt je možné pripraviť aj za pár dní, avšak platí, že každý premrhaný deň znižuje šance aj toho najlepšieho projektu.

Sledujte harmonogram výziev a pripravte sa v predstihu. Základné parametre výziev sa opakujú a je možné odhadnúť ich podmienky vopred. Môžete sa obrátiť na odborníkov, ktorí sa problematike tvorby projektov venujú a pomôžu vám pripraviť sa. V momente otvorenia výzvy je dobré záväzne vedieť, za akých podmienok sa do výzvy zapojím a za akých už nie a čo presne bude predmetom projektu.

Ďalším dôležitým bodom je mať k dispozícii rôzne technické podklady, ktoré predstavujú povinné prílohy k žiadosti o dotáciu, pričom na ich tvorbu si musím prizvať externého odborníka. V praxi ide o projektové dokumentácie, štúdie uskutočniteľnosti, energetické audity alebo verejné obstarávanie. Ak je uzatvorenie výzvy o 30 dní a na prípravu náročnej projektovej dokumentácie je potrebných minimálne 60 dní, tak moje šance na úspech budú nízke. Nehovoriac o skutočnosti, že k predmetnej projektovej dokumentácii musí byť vystavené stavebné povolenie (často už aj právoplatné), čo tiež nejaký čas trvá.

Môj tip: Byť pripravený znamená, že viete, aké podmienky sú pre vás akceptovateľné. Tiež máte spracované potrebné technické podklady a dohodnutých odborníkov na spracovanie projektu, vykonanie verejného obstarávania a podobne. Všetky tieto činnosti stoja relatívne dosť peňazí a času, ale je potrebné to vnímať ako daň za poskytnutie nenávratnej finančnej pomoci, ktorá môže byť naozaj vysoká. Pomer medzi investovanými prostriedkami do kvalitnej prípravy projektu a šancou na úspech je potom jednoznačne v prospech úspechu.

Rada č. 3: Predložte projekt v I. kole

Výzvy v aktuálnom programovom období majú obvykle viacero kôl. Ako žiadateľ o dotáciu sa môžete zapojiť do ktoréhokoľvek z nich. To mnohých ľudí, ktorí nie sú naučení pracovať v termínoch, zvádza k mylnej predstave, že majú veľa času a môžu sa zapojiť aj do niektorého z neskorších kôl.

Na problematiku čerpania dotácií môžeme aplikovať jednoduché pravidlo o pomere dopytu a ponuky. Každá výzva predstavuje určitú ponuku peňazí vo výške X a predložené žiadosti o dotáciu predstavujú dopyt po peniazoch vo výške Y. Ak je X > Y, je to tá najlepšia situácia, pretože ak bude náš projekt v poriadku po formálnej stránke, tak by mal byť podporený. V praxi je však táto situácia ojedinelá, pričom väčšinou platí X < Y, a teda žiada sa viac peňazí, ako je reálne k dispozícii. Ak sa teda v I. kole vyčerpá 90 % celkovej finančnej alokácie, do II. kola ostane už iba 10 %. Paradoxne, v tomto kole bude podaných viac projektov ako v tom predchádzajúcom. Na základe uvedeného je zrejmé, že zapojenie sa do prvého kola je kľúčové.

Netvrdím, že v prvom kole bude schválený aj nekvalitný projekt a v tom druhom nemáte šancu ani s kvalitným projektom. Stihnutie prvého kola nesmie ísť na úkor kvality projektu. Podstatné je podriadiť všetku prácu termínu prvého kola a to druhé akoby ani neexistovalo. Ak mi v deň termínu uzatvorenia I. kola budú chýbať niektoré z príloh, o ktorých viem, že ich môžem odovzdať aj dodatočne, tak môj projekt odovzdám aj bez nich.

Môj tip: Môže sa stať, že druhé kolo výzvy ani nebude sprístupnené, ak už v prvom kole bude predložený nadbytok projektov. Pre žiadateľov, ktorí otáľali, to bude znamenať, že svoj projekt nebudú mať kam predložiť a budú musieť čakať na opätovné vyhlásenie výzvy.

Rada č. 4: Zostavte správny tím

Či už sa rozhodnete pre interné, alebo externé spracovanie/implementáciu projektu, dôkladne zvážte, komu zveríte túto agendu. Pri tvorbe projektového tímu je kľúčové mať jedného projektového manažéra. Je to osoba, ktorá vie o projekte úplne všetko, príde do práce aj o polnoci alebo cez víkend, komunikuje so všetkými členmi tímu, má vždy aktuálne verzie príloh k projektu a je zodpovedná za finálnu verziu a predloženie projektu. Táto osoba môže byť len jedna. Dôležité je, aby mala čas venovať sa projektu, a ideálne, ak už má skúsenosti s podobnými projektmi. Ak ich nemá, musí byť pripravená, ochotná a inteligenčne schopná v krátkom čase si naštudovať celú problematiku a začať na projekte pracovať.

Ak sa pýtate, aký je vhodný profil projektového manažéra, tak moja odpoveď je: zo všetkého niečo. Nehľadajte špecialistu. Musí to byť človek, ktorý je schopný samostatne produkovať projekty, musí mať všeobecnú inteligenciu, dobrý písomný prejav, musí byť tvorivý, mať analytické zručnosti pri vyhľadávaní faktov a informácií, byť schopný rýchlo absorbovať nové poznatky (naštudovať si rozsiahle príručky a početné prílohy), byť dôsledný a pozorný (pretože aj drobná chyba alebo nepozornosť môže spôsobiť vyradenie projektu), musí mať dobré komunikačné zručnosti, silný time management (žiadna iná oblasť asi nie je tak striktne naviazaná na termíny ako práve oblasť grantov), mal by rozumieť ekonomike a účtovníctvu (čo zužitkuje pri finančnej analýze, rozpočtoch), právu (užitočné pri podpore verejného obstarávania), technické myslenie (potrebné pri investičných projektoch).

Môj tip: Okrem hlavného projektového manažéra sú v tíme aj ďalší ľudia, ktorí sú spravidla externisti – projektant, verejný obstarávateľ a pod. Pri ich výbere sa neriaďte cenou za ich služby, ale pozerajte sa na ich referencie a výsledky.

Rada č. 5: Projekt nie je seminárna práca

Každý projekt je iný, každá výzva má svoje špecifiká. Aby ste ich poznali, je nevyhnutné preštudovať si všetku dokumentáciu k výzve. Nič nepreskakujte, aj na pohľad nepodstatná informácia môže byť neskôr dôležitá. Pravidlo nepísať svoj projekt ako seminárnu prácu predstavuje základný pilier kvalitného projektu.

Projekt predstavuje akčný plán, ako chcem vyriešiť určitý problém a dosiahnuť vytýčené ciele, na čo potrebujem určitý objem finančných prostriedkov. Tento plán ma v budúcnosti zaviaže ku konkrétnym a detailným povinnostiam. Mnoho menej skúsených žiadateľov pristupuje k písaniu projektov ako k teoretickej práci a nebráni sa preháňaniu, napr. pri merateľných ukazovateľoch – vytvorím 10 pracovných miest, tržby mi vzrastú o 100 % a pod. Následne sa projekt schváli a žiadateľ má problém. Zrazu nedokáže vytvoriť ani tri pracovné miesta a jeho tržby dokonca klesajú. Takýto stav má vážne dôsledky, ako sú napr. krátenie dotácie alebo dokonca vrátenie celej dotácie pre vážne porušenie zmluvy o NFP.

Môj tip: Vážnym problémom je aj povrchný prístup pri tvorbe rozpočtu. Žiadateľ nedostatočne preverí ceny tovarov a služieb, pričom po schválení projektu mu môže chýbať veľa peňazí na realizáciu. Odporúčam teda písať projekt tak, ako keby ste ho mali už zajtra realizovať.

 

Autor: Ján Hámorník, riaditeľ spoločnosti Gemini Group, s.r.o.