Personálny audit predstavuje odbornú a nezávislú analýzu ľudských zdrojov vo firmách. Jednoducho povedané, podľa slov odborníčky Eriky Matwij, majiteľky spoločnosti HUMAN INSIDE, ktorá je zameraná na zlepšovanie výkonnosti podnikov cez správne riadenie ľudských zdrojov, zisťuje sa schopnosť zamestnancov vykonávať zverenú prácu a ich potenciál, slabé i silné stránky, ich výkonnosť, úroveň kompetencií, duplicitnosť úloh, zastupiteľnosť... Zvyčajne sa používa v situáciách, kedy je potrebné zhodnotiť stav ľudí a zlepšiť fungovanie organizácie.
„Manažéri nás oslovujú na realizáciu auditu vždy vtedy, ak riešia v sebe nejakú nespokojnosť alebo obavu ohľadne svojho personálu, ak potrebujú odpovede na kľúčové otázky ohľadne zamestnancov. Chcú vedieť, čo sa deje, na koho sa môžu spoľahnúť, ako majú efektívne rozložiť pracovné sily tak, aby minimalizovali náklady a náročnosť práce a maximalizovali výkonnosť,“ radí Erika Matwij. Firmám určite odporúča personálny audit, ak chystajú akékoľvek zmeny – expanziu, zefektívnenie nákladov a procesov, zavedenie nových produktov, zmenu organizačnej štruktúry, zlepšenie riadenia a podobne.
Základom úspechu je vybrať si kvalitného dodávateľa
Firmy mávajú však občas problém s tým posúdiť objektívne, ako dobré ľudské zdroje vlastne majú a či ich využívajú na maximum. V tom im môže napomôcť personálny audit od externých špecialistov. Slúži ako nezávislé posúdenie využitia ľudských zdrojov a vhodnej skladby zamestnancov, pričom firmám poskytuje veľmi dobrú spätnú väzbu – ako sú na tom, kde majú rezervy i priestor na zlepšenie.
„Vrcholovému manažmentu poskytne prehľad o silných a slabých stránkach v oblasti riadenia, kde môžu vyskočiť riziká, vrátane skrytých rezerv. Tým im umožňuje plne využiť rozvojový potenciál ľudí, získajú informáciu o skrytých problémoch, ale aj o talentoch medzi zamestnancami,“ radí odborníčka v oblasti ľudských zdrojov. Verí, že každá poradenská firma, ktorá realizuje pre svojich klientov audity, má svoju vlastnú formu a metodiku, pričom tie môžu byť zamerané bu´d na celú firmu, alebo aj na jednotlivé oddelenia. „Väčšinou sa audity začínajú preštudovaním procesov vo firme, následne sa realizujú rozhovory, testovania a analýzy. Klient dostáva záverečnú správu aj s odporúčaniami,“ spresňuje Erika Matwij.
Ohodnoťte skutočnú úroveň vašich manažérov
Odnožou personálneho auditu je manažérsky audit. Odborníčka dokonca odporúča spojiť ich dokopy. Sem-tam sa totiž do pozície manažéra dostanú istí ľudia náhodou, či možno omylom, pričom je potrebné posúdiť ich úroveň a predpoklady na profesionálne vedenie manažérskeho tímu. Ako dodáva Erika Matwij, vždy záleží na cieli, ktorý klient chce dosiahnuť. „Cieľom takého personálneho auditu je skoro vždy odpoveď na základné otázky ako: koľko pracovníkov je potrebné mať v organizácii, aby zvládli súčasný objem práce, kto z pracovníkov sa najlepšie hodí pre danú pracovnú pozícii alebo ako je nastavený systém riadenia ľudí v organizácii... Čiže zistenie manažérskeho potenciálu je súčasťou auditov. Vtedy sa hodnotí hlavne schopnosť manažérov viesť tím, motivovať ľudí v ňom, či schopnosť získať autoritu a udržať si ju.“
Mnohým podnikateľov, ale i zamestnancom, samozrejme nemusí byť myšlienka personálneho auditu vôbec príjemná. Problémom sú mýty či nesprávne očakávania s tým spojené. „Zamestnanci si pri obavách z auditovania vytvárajú domnienky, že audit slúži na znižovanie stavov. Niekedy sa stáva, že je personálny audit zneužívaný manažmentom organizácie k redukcii počtu pracovníkov. Hovorme o veciach otvorene, stretávame sa s tým a bolo by nefér, keby sme hovorili len o tom, ako úžasne pracujú manažéri s výsledkami auditov,“ konštatuje odborníčka. Mnohí manažéri sa správajú alibisticky a myslia si, že audit im môže pomôcť zostať v dobrom svetle.
Žiadny postrach – audit vám môže len pomôcť
Realizácia personálneho auditu môže byť pre niektoré firmy stresujúcou záležitosťou. „Neverím, že sa niekomu páči, ak príde niekto cudzí do vášho priestoru za úlohou hodnotiť vašu prácu, vaše správanie a váš celkový prínos pre spoločnosť. Je to zaťažujúca situácia aj pre vedenie firmy, pretože hodnotenie zamestnancov je preň síce dôležitou časťou procesu auditu ľudských zdrojov. No stres, ktorý tým pracovníkom spôsobujú pre nich nie je ani príjemný, ani užitočný,“ objasňuje Erika Matwij. Pokiaľ audit dopadne dobre, zamestnanec má vyhliadku profesionálneho a kariérneho rastu. A ak nedopadne práve najlepšie, existujú možnosti ďalšieho vzdelávania.
Prirodzene, digitalizácia personálnych procesov a inovácie neobchádzajú ani oblasť HR. Viaceré firmy sa snažia o inovatívne techniky a čoraz viac dať do popredia rôzne on-line metódy a klasické dotazníky sa objavujú čoraz menej. Netreba však podľa slov majiteľky zabúdať na čaro osobného kontaktu, ktoré doposiaľ žiadna inovatívna technika a metóda nepredstihla.
Potrebujete rady skúsených odborníkov
Firmy si môžu zvážiť, či personálny audit vykonajú samy, alebo radšej si ho budú realizovať externou formou. V prvom prípade však podnik musí disponovať vlastnými odborníkmi, ktorí majú dostatočné znalosti v danej oblasti i potrebnú prax. Nevýhodou môže byť, že zamestnanci sú limitovaní vnútrofiremným pohľadom. Audit by mal vždy spĺňať potrebné charakteristiky, aby bol úspešný a prínosom pre prax, a to komplexnosť, systematickosť, relevantnosť, nezávislosť a periodicita.
„Robia sa tiež audity typu 360° spätnej väzby, ktorý umožňujú manažérom porovnať ich pohľad na seba s tým, ako ich vnímajú ostatní ľudia. Prostredníctvom nich manažéri prijímajú informácie o svojom výkone od množstva rôznych ľudí (kolegov, nadriadených, podriadených, externých spolupracovníkov, klientov, dodávateľov), takže aj z rôznych uhlov pohľadov,“ konštatuje Erika Matwij. Ak budú podľa nej manažéri poznať vlastné slepé miesta, môžu sa potom zamerať práve na tieto oblasti. „Následne sú schopní porovnať si vlastné dojmy o sebe s vonkajším pohľadom. Tieto viaceré pohľady zlepšujú manažérove uvedomovanie si vlastných silných stránok a rozvojových potrieb a dáva im to konkrétny smer pre nasledovný profesionálny rozvoj.“
Článok bol krátený pre účely webu. Celý ho nájdete v časopise Zisk manažment.
