1. Dôverné dokumenty na stoloch
Ak by ste sa prešli po jednotlivých oddeleniach vo vašej firme, boli by ste možno prekvapení koľkým ľuďom sa po stoloch povaľujú zmluvy, výplatné pásky, či platové dekréty. Mnoho zamestnancov necháva listiny s citlivými údajmi voľne dostupné na miestach, kde k nim má prístup hocikto iný.
2. Odomknutý prístup do počítača
Mnohí zamestnanci pri svojom odchode neuzamknú svoj počítač. Ktokoľvek si môže sadnúť k počítaču a okamžite ma prístup do súborov daného zamestnanca. Dokáže si pohodlne stiahnuť, alebo vytlačiť dôverné dokumenty, otvoriť priečinky a pozrieť údaje, ktoré musia byť chránené a dostupné iba úzkej skupine ľudí. Jednoduchým riešením je dbať na to, že vždy keď sa vzdialite od počítača, uzamknite ho a odhláste sa z vášho osobného konta.
3. Nechránená výmena dokumentov
Odosielanie tabuliek, prezentácií, alebo videí, ich „zavesenie“ alebo zdieľanie v rámci internej kapacity firmy je neraz zložité alebo zdĺhavé. Preto zamestnanci siahajú po e-mailovej komunikácii. Zároveň strácajú prehľad, kde sa daný spis nachádza a pripravujú sa o možnosť jeho prípadného editovania, úpravy, či sledovania vykonaných zmien.
4. Odosielanie informácií verejným kanálom
„Ak potrebujete odovzdať informácie mimo firmu, tak by tieto informácie mali prechádzať iba firemným kanálom,“ konštatuje Tomáš Zverbík, ECM Business consultant Konica Minolta Slovakia. Firma, ktorá myslí na svoju bezpečnosť, by mala byť schopná nahrať potrebné dokumenty na firemnú sieť a sprístupniť ju vybraným osobám. Namiesto toho zamestnanci použijú nechránené internetové kanály na zdieľanie dokumentov a základné bezpečnostné pravidlá ignorujú. Či už je to zaheslovanie dokumentu, určenie časového limitu zverejnenia, výmaz dokumentu ale aj overenie si či dokument prijímateľ dostal a stiahol.
5. Nedodržiavanie interných bezpečnostných predpisov
Ak príde návšteva do firmy, nemala by sa voľne pohybovať po jednotlivých oddeleniach, ale mala by byť nasmerovaná priamo do zasadacej miestnosti, alebo ju vyzdvihne zamestnanec, s ktorým má dohodnutý termín stretnutia. Príkladom sú priemyselné firmy, kde návšteva s fotoaparátom, tabletom, ale inou technikou nie je povolená, pretože by mohla prezradiť interné dáta. Firmy by preto mali mať nastavené presné bezpečnostné pravidlá, ktoré budú záväzné pre všetkých zamestnancov.
6. Nechránená tlač
Spoločná firemná tlačiareň v sebe ukrýva niekoľko bezpečnostných nástrah. Zamestnanci totiž neraz pozabudnú na vytlačené materiály a môžete tak „natrafiť“ na podpísané zmluvy, cenové kalkulácie, alebo dokonca výplatné pásky. „Dokumenty viete pred zneužitím chrániť tým, že obmedzíte prístup k citlivým údajom, alebo súčasne rozšírite alebo naopak obmedzíte právomoci jednotlivým zamestnancom, ako možnosť tlačiť, kopírovať, či pristupovať k citlivým údajom.“ konštatuje Tomáš Drobný, ECM Business consultant Konica Minolta Slovakia.
Ak by ani táto ochrana nestačila, môžete si nastaviť funkciu zobrazenia prvej strany všetkých vytlačených dokumentov. Bezpečnosť informácií vo firme tak budete mať dokonale pod palcom.
