Kde vziať čas na inovovanie?

Kde vziať čas na inovovanie?

Áno, inovácie sú trendom, ktorý nás sľubuje vyviesť z krízy. Ale kde nájsť čas pri každodennom vyťažení na zamyslenie sa nad inováciami a na naštartovanie inovačných procesov? Delegujte nepodstatné úlohy a nazbierajte potrebné hodiny na posun vpred. Ako na to? Pár tipov vám prezradíme v tomto článku.

Vraj až 41 % bežných kancelárskych úloh priemerného manažéra je možné delegovať! Tak prečo sa nimi manažéri zaoberajú? Nuž, zbaviť sa práce sa ľahšie povie, ako urobí. A navyše niektoré typy ľudí preferujú zaneprázdnenosť pred jednoduchými stereotypnými úlohami pred vstupom na neznámu pôdu sveta inovačných nápadov. Na vine sú aj firmy, ktoré často prezentujú, že správny tímový hráč je zaneprázdnený, konštantne produktívny a vyťažený najmenej na 110 %. Posun vpred však vyžaduje zmeny v každodennom živote a zmeny potrebujú priestor na realizáciu. Pozrime sa na to, kde ten priestor môžete začať okamžite vytvárať.

Porady

Osobné stretnutia kolegov sú určite dôležité. Ale úprimne, koľko času strávite na neproduktívnych poradách iba preto, aby ste sa socializovali s kolegami, poukázali na vašu zaangažovanosť a tímového ducha? Je pravda, že telefonáty, e-mailingy a videokonferencie sú realizované prostredníctvom „studených“ neosobných médií. Pri osobnom kontakte s kolegami má človek z práce úplne iný pocit. Ale niekedy je to na úkor skutočného výkonu a skutočnej produktivity. Prehodnoťte kriticky, na ktorej porade musíte byť a ako dlho sa na nej skutočne bude riešiť podstatný problém. Ak máte byť na rade posledný, buď príďte na poradu neskôr, alebo si vyžiadajte prioritný čas. Vybavte podstatné veci a nezabíjajte čas budovaním imidžu tímového hráča. Buďte skutočným tímovým hráčom a príďte radšej s inovačným nápadom. Ak trávite prebytočný čas na poradách s vašimi podriadenými, je vhodné vopred stanoviť dĺžku porady a krátke porady organizovať pokojne postojačky. Uvidíte, ako zrazu začnú všetci hovoriť k veci.

E-mailingy

Pozrite sa kritickým okom na vaše mailingové aktivity. Vylúčte všetko nepodstatné a požiadajte aj kolegov, aby prehodnotili, čo všetko potrebujete dostať e-mailom a čo všetko nie. Spracovávanie e-mailovej komunikácie je často významným rušivým prvkom v individuálnej práci zamestnanca, preto niektoré firmy začínajú zavádzať napríklad piatky bez e-mailov. Tieto dni sú určené vo firme na vykonávanie individuálnych úloh zamestnancov bez rušivého vplyvu e-mailových požiadaviek typu „Tak rýchlo, ako sa len dá“ (samozrejme, netýka sa to obchodného oddelenia, ktorého zamestnanci sú prostredníctvom e-mailovej komunikácie v kontakte so zákazníkom).

Pracovné úlohy

Začnite sa na prichádzajúce pracovné úlohy dívať kritickým okom. Nie z pohľadu lenivca, ale z pohľadu odborníka, ktorý dokáže posúvať veci dopredu profesionálnym hodnotením priorít. Úlohy môžete prehodnotiť napríklad podľa nasledujúcich kritérií:

• úlohy, ktoré môžete okamžite prestať robiť bez negatívneho dosahu,
• úlohy, ktoré môžu byť delegované s minimálnym úsilím pre vás a prijateľnou záťažou pre podriadeného zamestnanca,
• úlohy, ktoré sú organizované neefektívne z dlhodobého hľadiska a náprava si vyžaduje zmeny vo firemných procesoch alebo na oddelení.

Pri každej pracovnej aktivite si položte otázku, či je prínosná v prvom rade pre vás alebo pre firmu. Uprednostnite to, čo je prínosné pre firmu a o tejto preferencii informujte svojich nadriadených. Mali by vedieť, podľa akých kritérií sa rozhodujete a prečo niektoré úlohy odkladáte alebo delegujete.

Naučte sa delegovať

Aj keď je delegovanie prirodzená časť manažérskej práce, je pre mnohých obrovským problémom, hlavne pri triviálnych úlohách. Mnohí podceňujú schopnosti svojich podriadených. Iní majú problém komunikovať s podriadenými dôvody, prečo im začnú delegovať prácu, ktorú dovtedy vykonávali samostatne. Pamätajte na to, že mladí zamestnanci vo firme môžu vaše delegovanie vnímať pozitívne, a to ako prejav dôvery a príležitosť naučiť sa nové veci a získať tým šancu na povýšenie v budúcnosti. Ostatní uvidia, že nedelegujete z vlastnej lenivosti, ale preto, aby ste posunuli podstatné veci k lepšiemu. Ak však začnete delegovať bezhlavo a tráviť ušetrený čas s nohami vyloženými na stole, radšej sa vo svojej kancelárii zamykajte.

Čo s ušetreným časom?

Získať úsporu času by sa vám malo podariť v relatívne krátkom období od zavedenia opatrení na zvýšenie vašej pracovnej efektivity. Teraz prichádza na rad nová výzva, často ešte náročnejšia ako úsporné opatrenia.

Ako využiť voľný čas skutočne efektívne? Napíšte si dve – tri podstatné úlohy, ktoré ste zanedbávali z dôvodu nedostatku času (v tomto prípade určite zahrňte položku „inovácie“). Napíšte si podrobný plán plnenia týchto úloh. Prvé týždne budú viac stresujúce, práve preto, že tento plán budete musieť zahrnúť do plnohodnotnej pracovnej rutiny. V tomto kroku vám môže výrazne pomôcť váš nadriadený. Vysvetlite mu, prečo ste sa vzdali niektorých úloh a prečo sa stáva nový plán súčasťou vašej náplne práce a požiadajte ho o podporu pri implementovaní do vašej pracovnej rutiny. Nebojte sa, nový priestor na inovácie určite ocení každý rozumný šéf.

Spracovala – red – podľa: hbr.org