Programové obdobie 2014 – 2020 prinieslo nové „pravidlá hry“, ale aj mnohé nezrovnalosti v podmienkach predkladania projektov uchádzajúcich sa o dotáciu. Viaceré výzvy museli byť zrušené z dôvodu zásadných nedostatkov zistených v nastavených podmienkach, s čím súvisela potreba tieto výzvy prepracovať a vyhlásiť nanovo.

Vyberte si správnu konzultačnú firmu

Niektoré výzvy sa zrušeniu vyhli, ale museli byť viacnásobne aktualizované, respektíve doplnené o dlhý zoznam často kladených otázok, pretože obsahovali nejasné, sporné či chybné formulácie. Žiadatelia, ktorí si nie sú istí oprávnenosťou svojho subjektu alebo projektového zámeru, v niektorých prípadoch čakajú na usmernenie poskytovateľa dotácie aj niekoľko týždňov, čo ich značne oberá o čas a znižuje kvalitu projektov. Taktiež správa projektov cez nový informačný systém ITMS2014+ sa nezaobišla bez technických komplikácií. Uvedené je dôkazom, že na korektné spracovanie projektu nestačí mať iba dôkladne načítanú výzvu, ale sú potrebné aj skúsenosti, kontakty, čas a trpezlivosť.

Ak nemáte skúsenosti so spracovaním projektových zámerov, neviete, na koho sa v prípade pochybností ohľadom podmienok výzvy obrátiť a nedisponujete dostatočným časovým fondom na to, aby ste niekoľko dní „naháňali“ odpovede na svoje otázky týkajúce sa nejasných podmienok ustanovených výzvou, bude lepšie, ak svoj projektový zámer zveríte odborníkom. Na trhu v súčasnosti pôsobí množstvo konzultačných spoločností, ktoré vám vypracujú žiadosť o nenávratný finančný príspevok a pomôžu s implementáciou projektu po jeho schválení. Ale ako si vybrať tú, s ktorou budete naozaj spokojní?

Spracovateľ musí posúdiť váš zámer

Skutočne kvalitná konzultačná spoločnosť nikdy nezaručí schválenie vášho projektu a už vôbec nie ešte pred tým, ako jej stihnete povedať niečo o sebe a svojom projektovom zámere. Na to, aby spracovateľ projektového zámeru vedel posúdiť oprávnenosť zámeru, potrebuje poznať viacero informácií (základné údaje o žiadateľovi, jeho činnosti, finančnej bonite, vlastníckych vzťahoch a pod., ale aj o projektovom zámere – jeho podstate, rozsahu a spôsobe realizácie). Na základe vami poskytnutých informácií by spracovateľ projektu mal vedieť identifikovať nielen silné, ale aj slabé stránky vášho zámeru a v nadväznosti na ne vám zároveň hneď navrhnúť aj možnosti vylepšenia zámeru a odstránenia možných rizík.

Niektoré riziká si dokáže uvedomiť aj sám žiadateľ, ak napríklad svoj zámer z objektívnych dôvodov nie je schopný celkom prispôsobiť podmienkam vyhlásenej výzvy, no mnohé riziká nie sú zjavné. Vedia ich identifikovať iba osoby, ktoré už napísali desiatky projektov v rámci nejednej schémy a majú skúsenosť aj s implementáciou projektov. Práve vo fáze realizácie projektového zámeru sa ukazujú nedostatky – precenené, podcenené alebo jednoducho nedoriešené miesta, v dôsledku ktorých sa celý proces financovania projektu z dotácie komplikuje a neúmerne predlžuje.

Konzultačné spoločnosti už obvykle vedia, na čom riadiace orgány bazírujú viac a na čom menej, ale smerodajné sú pre ne aj tak najmä hodnotiace a výberové kritériá, ktoré sú síce verejne dostupné, no je potrebné v nich vedieť čítať a dopĺňať ich o skúsenosti nadobudnuté praxou. Z tohto hľadiska je úlohou konzultačnej spoločnosti dotvoriť „projektový príbeh“ tak, aby bol nielen oprávnený, ale získal čo možno najviac bodov v hodnotení. Jednoduché prepísanie toho, čo by dokázal sformulovať aj sám žiadateľ, rozhodne nie je bežným postupom kvalitných konzultačných spoločností.

Vysoká administratívna záťaž pri vypracovaní projektov

Ak sa vám zdá, že konzultačná spoločnosť od vás požaduje veľa vstupných dát a za ten čas ste si mohli projekt vypracovať sami, neznamená to, že spolupracujete so zlou konzultačnou spoločnosťou. Je všeobecne známe, že administratívna záťaž súvisiaca s vypracovaním projektov je vysoká. Môžete mi veriť, že to, čo vy napíšete pre potreby konzultačnej spoločnosti raz, bude musieť táto konzultačná spoločnosť v projekte zmieniť niekoľkokrát, pretože viaceré informácie sa v projektoch vykazujú niekoľkonásobne, len v inej štruktúre. Ak sa tieto informácie zmenia, musia sa zmeniť na všetkých miestach v projekte, od čoho ste vy ako žiadatelia taktiež ušetrení. Poskytujete iba fakty, celý „príbeh“ okolo vytvára konzultačná spoločnosť, a práve tento „príbeh“ je tvorený skúsenosťami z praxe, výbornou znalosťou procesov tvorby a implementácie projektov, schvaľovania projektov i verejného obstarávania. Ale tiež excelentnou znalosťou podmienok výzvy, hodnotiacich a výberových kritérií, príslušného operačného programu a súvisiacich strategických a programových dokumentov, a to nielen na národnej, ale aj nadnárodnej a lokálnej úrovni.

Ak máte dojem, že požadovaných informácií zo strany konzultačnej spoločnosti je veľa, mala by to byť stále iba 1/3 z toho, čo napokon uvidíte ako finálny výstup. Konzultačná spoločnosť pozná „pravidlá hry“, vie „čítať medzi riadkami“ a vďaka skúsenostiam jej trvá pomerne krátko všetko, čo by laikovi trvalo trojnásobne dlhšie.

Nechajte si poradiť od odborníkov

Samozrejme, celkom iná je situácia, ak sa vás konzultačná spoločnosť permanentne dopytuje na dáta, ktoré máte zverejnené na svojom webe, alebo si ich môže získať z iných zdrojov. Treba rozlišovať, či ide o dáta, ktoré by spracovateľ projektu mal vedieť a má ich odkiaľ vedieť, alebo ide o údaje, ktoré sú špecifické, nie bežné dostupné, respektíve odborné.

Viacerí žiadatelia očakávajú, že poskytnú spracovateľovi projektu súhrn odborných dát s tým, že spracovateľ si ich už nejako roztriedi. Konzultačná spoločnosť zaoberajúca sa vypracovaním projektov je však odborníkom na vypracovávanie projektov, nie na biotechnológie, energetiku ani jadrovú fyziku. Ak sa teda spracovateľ projektu na vás obráti s tým, že nerozumie niektorým informáciám, ktoré ste mu poskytli, neznamená to, že sa práve chystáte strácať čas vysvetľovaním – pre vás základných – termínov a súvislostí. Naopak, dostávate tým príležitosť objasniť niečo, čo by v prípade nevysvetlenia mohlo byť v projekte uvedené nesprávne, respektíve by nemuselo byť pochopené ani zo strany hodnotiteľa projektu.

Presné vymedzenie jednotlivých fáz projektu

Kvalitná konzultačná spoločnosť vždy na začiatku spolupráce – hneď po tom, ako potvrdí oprávnenosť vás ako subjektu a oprávnenosť zámeru – podá informácie o ďalšom postupe. Presne vymedzí, na čom v rámci projektu bude pracovať ona, na čom vy a dokedy je potrebné jednotlivé čiastkové úlohy vykonať. Štandardne žiadatelia delegujú vypracovanie projektu na externú spoločnosť z dôvodu, že sa chcú svojej primárnej činnosti (podnikaniu, organizácii či samospráve) venovať čo najviac a tvorbe projektu čo najmenej, a teda očakávajú, že ich externá spoločnosť bude po poskytnutí potrebných dát kontaktovať čo najmenej.

Je pravda, že málo intenzívny kontakt medzi oboma stranami môže znamenať aj to, že externista na projekte nepracuje, resp. nespracováva ho tak kvalitne, keďže k nemu nemá žiadne otázky, pripomienky ani doplňujúce návrhy. Intenzita spolupráce by mala byť citeľná, aby mali obe strany informáciu o tom, v akom štádiu sa nachádza tá druhá, avšak vzájomné kontaktovanie sa by nemalo prerásť do takej miery, že sa bude jedna zo strán cítiť vyrušovaná.

Dobrá spolupráca môže pokračovať...

Kvalitná konzultačná spoločnosť vám ochotne poradí a pomôže kedykoľvek, ak je intenzita spolupráce primeraná. Ak je pridelený projektový manažér spoločnosti príliš vyťažovaný operatívnymi telefonátmi zo strany žiadateľa, môže sa stať, že si jednoducho vyčlení čas na písanie projektu a bude žiadateľovi nedostupný bez ohľadu na to, či bude jeho telefonát alebo e-mail súrny alebo nie. Tvorba projektu si vyžaduje veľkú dávku sústredenia sa, obzvlášť ak pridelený projektový manažér spracováva paralelne 4 – 5 projektov, preto nie je dobrým kritériom posudzovať kvalitu konzultačnej spoločnosti podľa počtu nezdvihnutých telefonátov, najmä ak je ich naozaj veľa.

Dobrá konzultačná spoločnosť vám termíny na vykonanie jednotlivých úloh nielen dá, ale aj striktne trvá na ich dodržaní, pretože je to vo vašom záujme. V prípade, že potrebujete mať k zámeru vypracovanú projektovú dokumentáciu, zrealizovaný energetický audit alebo vyhlásené verejné obstarávanie, skúsená spoločnosť vám dokáže posunúť kontakty na príslušných odborníkov. Ak váš projektový zámer neuspeje, dobrá konzultačná firma sa vám neobráti chrbtom, ale pomôže nájsť alternatívnu výzvu, v rámci ktorej môžete svoj projekt opäť odovzdať. Zástupcovia kvalitnej konzultačnej spoločnosti sa zaujímajú aj o vaše ďalšie zámery a spomenú si na vás, keď sa vyhlási vhodná výzva.

Záver: Dobrá konzultačná spoločnosť nie je tá, ktorá si „zoberie“ váš zámer a bez výhrad ho prepíše do predpísaných formulárov, takže máte pocit, že ste ušetrili veľa času, ale tá, ktorá vás celým procesom žiadania vedie, formuje a vylepšuje váš zámer, pýta sa, upozorňuje a zostáva s vami aj po tom, ako žiadosť o nenávratný finančný príspevok odovzdáte.

Autor: Ing. Ivana Oravcová, projektová manažérka spoločnosti Gemini Group, s. r. o.